Dưới đây là quy trình 10 bước tiến hành cơ bản nhất cho việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện để chương trình diễn ra hoàn hảo và thành công nhất:

     

Bước 1. Xác định mục tiêu sự kiện

Bước đầu tiên là thiết lập mục tiêu cho sự kiện của bạn. Có 2 loại mục tiêu là mục tiêu vô hình và mục tiêu hữu hình.

Mục tiêu vô hình chính là các giá trị về tinh thần, sức khỏe mà sự kiện có thể mang tới cho khách mời. Ví dụ như: sự hài lòng, tinh thần vui vẻ, phấn chấn, sự gắn kết, sự hiểu biết, tinh thần cuồng nhiệt,…

Mục tiêu hữu hình là các giá trị hữu hình mà sự kiện mang đến cho khách hàng. Đó có thể là sản phẩm của doanh nghiệp, những món quà mà BTC tặng cho khách hàng, việc tiêu thụ sản phẩm từ các chương trình khuyến mại,…

Để xác định được mục tiêu, chính bạn cần là người trả lời câu hỏi tại sao bạn tổ chức sự kiện này? Bạn mong muốn đạt được điều gì?, Khách mời cần gì từ sự kiện?,…Từ đó bạn sẽ biết làm gì để đạt được mục tiêu đó.

Bước 2. Lập một ekip tổ chức sự kiện

Một sự kiện đều được cấu tạo từ nhiều công đoạn từ chuẩn bị, tới truyền thông, thực hiện và hậu sự kiện. Cùng với đó là hàng núi việc cần làm, một người không thể làm hết được tất cả các việc đó.

Chính vì thế, bước thứ 2 quan trọng không kém chính là bạn lựa chọn cho mình một ê kíp tổ chức sự kiện có chuyên môn và ăn ý tuyệt đối với nhau, cùng nỗ lực phối hợp với nhau thành một đội để xử lý công việc.

Ngoài ra, việc lựa chọn 1 leader cũng rất quan trọng. Người leader hay Event Management trong ekip cần có chuyên môn về sự kiện, có tầm nhìn và biết cách điều phối công việc sao cho mọi thứ luôn nằm trong tầm kiểm soát.

Những công việc mà những người tổ chức cần làm như:

• Quản lý địa điểm
• Mời diễn giả
• Sân khấu, màn hình Led,…
• Tổ chức các hoạt động giải trí
• Công tác truyền thông
• Tìm nhà tài trợ
• Quản lý nhân sự, khác mời
• Chuẩn bị hội trường, không gian sự kiện
• …

Bước 3.  Chọn ngày tổ chức sự kiện

Thông thường có 2 sự kiện phổ biến: sự kiện thường niên và sự kiện mới

Đối với sự kiện thường niên, ngày giờ tổ chức đã được định trước, ít hoặc không bao giờ thay đổi. Ví dụ như: Sự kiện sinh nhật công ty, tổ chức Tết trung thu, Lễ giáng sinh,…

Còn với sự kiện mới, việc lựa chọn ngày tổ chức sao cho phù hợp cũng không hề đơn giản. bạn cần xem xét trước những điều sau để lựa chọn ngày tổ chức phù hợp nhất.

• Cho mình đủ thời gian chuẩn bị:Tùy vào đặc điểm sự kiện của bạn mà thời gian chuẩn bị ít hay nhiều. Bạn cần cho thời gian ít nhất 2 tháng, với những sự kiện lớn cần từ 4 – 6 tháng, thậm chí 1 năm để lên kế hoạch và chuẩn bị. Đừng tự đặt mình vào sự gò bó về thời gian, chính bạn và ekip của mình sẽ gặp rắc rối đấy.
• Hãy lưu ý tới các ngày lễ quốc gia và tôn giáo. Bạn cần xem xét có nên tổ chức trùng vào các ngày lễ đó không. Ưu điểm của những ngày nghỉ lễ này là thời gian thoải mái, nhưng nhược điểm là hầu hết mọi người không ai muốn bỏ ngày nghỉ của mình để tới một sự kiện nào đó đâu. Hãy xem xét dựa trên đặc điểm và lĩnh vực của sự kiện nhé.
• Nếu bạn tổ chức sự kiện cho đối tượng học sinh, sinh viên thì nên tránh những ngày nghỉ và thời gian nghỉ hè của các em nhé.
• Hãy đặt vấn đề với những nhân vật chính của sự kiện như diễn giả, VIP, ban lãnh đạo,… Những nhân vật chính thì không thể vắng mặt phải không? Họ sẽ không đến sự kiện của bạn nếu như bạn chọn ngày trùng với lịch có sẵn của họ đâu.

Bước 4. Thương hiệu của sự kiện

Hay nói cách khác chính là chủ đề sự kiện. Nếu bạn muốn sự kiện của mình nổi bật, thu hút được nhiều người quan tâm, bạn cần chọn một chủ đề hấp dẫn, hợp hot trend và có tính cập nhật.

Chọn được chủ đề hay hấp dẫn sẽ giúp bạn định hướng được những bước đi trong cả quá trình tổ chức cũng như kế hoạch truyền thông.

 

 

Có 3 bước để bạn tạo thương hiệu cho sự kiện

• Đặt tên cho sự kiện:  Khi bạn đang loay hoay về một cái tên cho chương trình, bạn có thể suy nghĩ về 2 câu hỏi:

• Sự kiện của bạn khác biệt như thế nào trong cùng lĩnh vực?
• Bạn đang hy vọng truyền đạt những gì thông qua sự kiện này?

• Tạo một Khẩu hiệu:  Khẩu hiệu hay còn gọi là slogan sẽ giúp khách mời nhớ tới sự kiện của bạn hơn, hãy tạo câu khẩu hiệu dễ nhớ, có vần điệu và phù hợp với tên chương trình.
• Thiết kế Logo:  Bước cuối cùng sẽ là biển trưng cho sự kiện. Thông thường logo sự kiện sẽ đi cùng với logo thương hiệu công ty hoặc sẽ dùng chính logo công ty để thể hiện. Logo chính là công cụ xây dựng thương hiệu hiệu quả – Là dấu ấn cho sự kiện của bạn trong tất cả các mục quảng cáo và truyền thông (ví dụ: Áo phông, chai nước, túi xách, tài liệu,.v.v.)

Bước 5.  Tạo một kế hoạch tổng thể

Kế hoạch này phải bao gồm tất cả các khía cạnh của sự kiện, bao gồm:

• Địa điểm, hậu cần & quản lý phục vụ (hợp đồng, giấy phép, bảo hiểm, v.v.)
• Diễn giả/ MC
• Các hoạt động bổ sung/ Giải trí
• Truyền thông/ Quảng cáo (trực tuyến & ngoại tuyến, ví dụ: trang web và quảng bá trực tuyến; lịch sự kiện; quan hệ truyền thông; biển báo; truyền thông xã hội, v.v.)
• Đăng ký (đăng ký trực tuyến, thanh toán và theo dõi; đăng nhập tại chỗ, v.v.)
• Quản lý tài trợ/ đối tác
• Quản lý tình nguyện/ người tham gia

Bước 6. Xác định và thiết lập quan hệ đối tác và nhà tài trợ

Với những sự kiện nội bộ thì đơn vị tài trợ chính là công ty, một số sự kiện khác có thể từ nguồn đóng góp của nhân viên. Ngoài ra, những sự kiện công chúng như ca nhạc, từ thiện, hội chợ, triển lãm,…kinh phí tổ chức đến từ những nhà tài trợ và quan hệ đối tác.

Đi cùng với quyền tài trợ này, những thương hiệu, nhãn hàng của nhà tài trợ sẽ được truyền thông song song với sự kiện.

Nếu sự kiện của bạn có khả năng lan tỏa và truyền thông rộng rãi, việc kêu gọi tài trợ sẽ không hề khó.

Bước 7. Đặt dịch vụ và công tác chuẩn bị

Khi bạn đã có lượng ngân sách cụ thể, kế hoạch chi tiết, việc bạn cần làm càng sớm càng tốt đó là đặt dịch vụ. Với mỗi sự kiện, những dịch vụ cơ bản như: địa điểm ngoài trời, hội trường tổ chức sự kiện, thi công sân khấu, không gian tổ chức, cổng chào, tiệc, MC,…

Cùng với việc đặt dịch vụ, bạn cần bắt tay vào việc chuẩn bị cùng ekip của mình. Liệt kê tất cả các công việc cần chuẩn bị và phân công để công việc được chuẩn bị đúng tiến độ.

• Chuẩn bị tài liệu
• Trang trí sân khấu tổ chức
• Banner, backdrop
• Cổng chào
• Thuê MC, PG/PB, nhân sự tổ chức
• Thuê phông, bạt sự kiện, dù sự kiện
• …

 

 

Tùy vào từng nhu cầu, đặc điểm mỗi sự kiện mà những hạng mục cần chuẩn bị sẽ cầu kỳ và phức tạp hơn.

Bước 8. Khảo sát và rà soát

• Khảo sát:

Với những sự kiện mang quy mô lớn, đông người tham gia, bạn cần khảo sát qua giao thông, chỗ đậu xe, địa điểm tổ chức sự kiện, không gian tổ chức,… để đảm bảo mọi thứ luôn trong tầm kiểm soát. Ngoài ra, bạn cũng cần khảo sát để có những phương án dự phòng cho các tình huống phát sinh.

• Rà soát:

Trước ngày tổ chức, hãy bỏ thời gian để rà soát lại tất cả các công việc, đảm bảo tiến độ thực hiện. Ngoài ra, bạn cần rà soát lại danh sách khách mời, đảm bảo đã gửi giấy mời, thông báo tới tất cả. Rà soát lại xem còn thiếu những gì để kịp thời bổ sung.

 

Bước 9: Tiến hành tổ chức

Tổ chức là công đoạn gần như hoàn thành của kế hoạch tổ chức sự kiện. Mọi công tác chuẩn bị đã hoàn thành và việc tổ chức thành công hay không phụ thuộc vào người tổ chức.

Người tổ chức cần nhanh nhạy nắm bắt vấn đề, biết được nên làm gì và không nên làm gì, có tầm nhìn lớn và linh hoạt trong xử lý tình huống.

Khi tiến hành tổ chức event, ekip tổ chức cần phối hợp ăn ý nhịp nhàng với nhau, thực hiện theo đúng kịch bản đưa ra và thay đổi theo tình hình thực tế, đảm bảo sự kiện được diễn ra thành công và hoàn hảo.

Bước 10: Hậu sự kiện

Sau khi sự kiện được diễn ra, dù là thành công hay không, bạn cũng nên làm một phiếu đánh giá dành cho những người tham gia sự kiện. Đánh giá những điểm được và chưa được theo khách quan và chủ quan, đánh giá về mức độ hoàn thành mục tiêu. Mỗi lời đánh giá sẽ là cách để bạn rút kinh nghiệm những điều chưa tốt và phát huy những điều tốt cho các sự kiện sau.

 

Với quy trình 10 bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện trên, Sự Kiện Xanh chắc chắn với bạn về những sự kiện trọn vẹn không lỗ hổng. Liên hệ thêm với chúng tôi để được tư vấn tổ chức về sự kiện sắp tới của bạn.

 

Quảng Bình & Miền Trung:  0232.3868666 | 0232.3836333   M: 090 3295 730