Việc tổ chức team building hiện nay không còn xa lạ với các đoàn thể, tổ chức nữa. Những người làm sự kiện hầu như cũng đã xác định được vai trò và tầm quan trọng của việc “xây dựng đội” trong công sở vài hội nhóm, họ cũng có cả kho kiến thức về các hoạt động này. Tuy nhiên, một số lưu ý nhỏ để đạt được mục tiêu cao nhất cho hoạt động team building, các bạn có thể tham khảo.

1. Khảo sát trước khi thiết lập chương trình

Khi xác định địa điểm tổ chức team building, bạn cần phải khảo sát địa điểm trước khi thiết kế các trò chơi, hoạt động. Các trò chơi ở vùng biển sẽ khác với những trò chơi tại một vùng đồi, núi, thác. Bạn cần phải xem tính phù hợp giữa hoạt động và địa hình, địa thế nơi tổ chức, không thể áp dụng một nội dung chung cho mọi nơi. Ví dụ như trò chơi cần giăng nhiều dây rợ thì hợp với nơi có nhiều cây cối hơn là ở bãi biển vì sẽ khó khăn trong việc cố định các cọc trên cát để cột dây. Khi lập kế hoạch cần đưa việc đi khảo sát và chi phí khảo sát vào, trong trường hợp điều kiện không cho phép bạn có thể yêu cầu phía cho thuê địa điểm cung cấp hình ảnh, kích thước của nơi tổ chức để dễ hình dung và thiết kế các hoạt động.

Lựa chọn và khảo sát địa điểm giúp việc thiết lập chương trình hiệu quả hơn

2. Sắp xếp hợp lý khi chia nhóm

Cần phải phối hợp với khách hàng để làm công việc này vì họ là người hiểu rõ nhất trong nội bộ của họ. Bạn có thể dựa trên mong muốn của khách hàng để tư vấn cho họ chia nhóm, chẳng hạn như một nhóm sẽ bao gồm các thành viên đến từ mỗi bộ phận khác nhau trong công ty để tăng tính gắn kết hoặc mỗi nhóm là một bộ phận để thể hiện sức mạnh đồng đội, hóa giải mâu thuẫn, bất đồng, khác biệt giữa các cá nhân, bộ phận hay là giúp nhân viên trau dồi các kỹ năng giúp ích trong công việc… Tùy mục đích của khách hàng mà chia nhóm dựa theo tiêu chí như vậy, nhưng bạn cũng nên lưu ý về lực lượng nam – nữ sao cho đồng đều để không quá chênh lệch về thể lực và tư duy của mỗi đội.

3. Có quy định/luật chơi rõ ràng

Kinh nghiệm cho thấy nhiều cuộc team building kết thúc trong tâm lý không thoải mái của người tham gia vì không thống nhất được kết quả. Như vậy thì rõ ràng mục đích của việc “team building” là hoàn toàn không đạt được mà thậm chí còn cho hiệu ứng ngược lại. Vì vậy, có quy định, luật chơi rõ ràng ngay từ đầu và thông qua các đội chơi là một việc nhỏ nhưng vô cùng quan trọng, để cho các đội chơi đặt câu hỏi và làm rõ các quy định cũng giúp bạn khắc phục được những điều còn bất cập khi làm luật chơi.

Cần xác định mục tiêu cao nhất của team building là tăng tính gắn kết và tinh thần làm việc nhóm

4. Có các phương án/trò chơi dự phòng (trong điều kiện thời tiết xấu)

Team building hầu như đều tổ chức ở ngoài trời, tuy nhiên, thời tiết luôn là điều khó lường trước được, nên việc có các phương án dự phòng không bao giờ là thừa. Phương án dự phòng có thể là những hoạt động ngoài trời mưa (nếu như trời đang nắng đột ngột chuyển mưa), trong điều kiện có gió, hoặc trong nhà nếu thời tiết không cho phép hoạt động ngoài trời. Những phương án được chuẩn bị trước một cách chu đáo thể hiện tính cách cẩn thận và biết nhìn xa trông rộng.

5. Lập kế hoạch rõ ràng và danh sách những việc cần làm

Không phải chỉ khi agency thực hiện chương trình cho khách hàng mới cần bảng kế hoạch mà ngay cả khi bạn là người đứng ra tổ chức cho công ty của mình team building thì việc lập kế hoạch cụ thể bao gồm lịch trình, danh sách những việc cần làm là rất cần thiết. Bạn nên có kế hoạch sẽ đi đâu, làm gì, trong thời gian nào để phổ biến cho người tham gia biết và thông báo ngay khi lịch trình có sự thay đổi. Việc này khiến bạn dễ quản lý công việc và con người hơn, vì ai cũng nắm được lịch trình và cứ vậy mà làm theo, bạn sẽ không phải nhắc đi nhắc lại hay đi tìm từng người trong suốt hành trình. Lịch trình này nên được thông báo ngay từ đầu và in ra phát cho những người tham gia.

Danh sách những việc cần làm giúp bạn bao quát được các công việc và thứ tự thực hiện, các vật dụng cần mua, nhân sự cần bố trí để không bị lập cập trong quá trình tổ chức như thiếu dụng cụ trò chơi, không có nhân sự hỗ trợ…

Cần xem mục tiêu của Team building là để các cá nhân dù khác nhau, một khi nhận thấy họ có cùng mục tiêu chung là mục tiêu của nhóm, sẽ phát huy tối đa thế mạnh, sự khác nhau của chính mình để hỗ trợ cho nhau, làm tăng cường sức mạnh của tập thể và các nội dung của cả chương trình cần xoay quanh mục tiêu lớn này.